Een charterbedrijf met 1 tot 5 boten, van appje tot betaling

Je hebt twee motorjachten in een haven op de Cycladen. In juni gaat het nog: de boekingen staan op je telefoon, de betalingen in de bankapp en de agenda in je hoofd. Half juli vraagt je schipper welke boot om negen uur vertrekt, wil een gast weten of de aanbetaling binnen is, en heeft het hotel verderop net dezelfde zaterdag verkocht die jij iemand via WhatsApp beloofde.

Dit artikel volgt één charter, van het eerste appje tot de borg die teruggaat. Zo zie je waar een kleine charter tijd en geld verliest.

Eén agenda voor elke boot en elke boeking

Een dubbele boeking in augustus kost je een gast en een review. Dat gebeurt als boekingen op meer dan één plek staan: in je WhatsApp, op een platform, bij de hotelbalie, in een schriftje.

Zet dus elke boeking in één agenda, wie hem ook verkocht:

• Gasten die op je website boeken komen er vanzelf in.
• Hotels en villabeheerders boeken via een eigen link, tegen hun eigen tarief.
• Boekingen via de telefoon of WhatsApp zet je er zelf in, op naam van een partner als die de gast stuurde.
• Boekingen van een platform zet je er zelf in, zodat je eigen formulier en je partners de boot niet nog een keer verkopen. Zet op die boekingen de mails aan de klant uit, en blokkeer de dag op het platform als je hem zelf verkoopt.

In de planning van Let’s Book zie je elke boot en elke tocht op één tijdlijn, per uur.

Het appje wordt dezelfde dag een boeking

Een gast appt: zaterdag, acht personen, de hele dag. Stuur een boeking terug, niet alleen een prijs. Zet de boeking in Let’s Book, en de bevestiging gaat eruit met een betaallink en de datum waarop het geld binnen moet zijn. Of stuur een vooraf ingevulde link die het online boekingsformulier opent met de boot en de datum al gekozen.

Zet je de boeking zelf in Let’s Book, dan staat de zaterdag in de agenda zodra jullie het eens zijn. Zo krijgt de volgende gast die ernaar vraagt een eerlijk antwoord. Betaalt de gast niet op tijd, dan blijft de zaterdag bezet tot jij de boeking annuleert.

Nu de aanbetaling, later de rest

Vraag een deel van de prijs bij het boeken, en de rest voor de tocht. Een betaallink gaat per mail of sms, of je kopieert hem zelf in de WhatsApp-chat. Een betaling per overschrijving of contant zet je op de boeking, dus je ziet altijd wat nog openstaat.

Een boeking waar nog iemand naar moet kijken, krijgt een vlag. Zo raakt hij niet kwijt tussen twee tochten.

Het contract en de details voor de dag zelf

Je zet per taal de link naar je voorwaarden erin, dus een gast leest ze in zijn eigen taal. Gasten tekenen het huurcontract thuis, voordat ze komen. Dat gaat via onze koppeling met WaiverForever, op je eigen WaiverForever-account. En bij het afrekenen vraag je wat je wilt weten: allergieën, een verjaardag aan boord, het hotel waar je ze ophaalt. De antwoorden staan bij de boeking.

De kombuis en de bemanning de dag ervoor

Let’s Book plant de diensten van je bemanning niet. Je ziet wel de dag op één scherm: welke boot wanneer vertrekt, hoe lang en met hoeveel gasten. Op de lijst met bestelde extra’s ziet de kombuis wat er per tocht mee moet, van lunch voor acht tot een fles champagne bij zonsondergang. Die print je als paklijst.

Als de wind aantrekt

In de Egeïsche Zee kan de meltemi ’s middags te hard waaien op een zee waar je ’s ochtends nog rustig voer. Verzet de boeking naar een andere dag, en de gast krijgt een mail waarin staat wat er veranderd is. Is er geen andere dag, dan reken je de annulering af vanuit de boeking: met je annuleringskosten ingehouden, of alles terug, zoals je voorwaarden zeggen. Ons artikel over de prijs van een dagcharter laat zien hoe je dat beleid voor het seizoen opschrijft.

Na de tocht

De borg gaat terug vanuit de boeking. Moet er iets gerepareerd worden, dan houd je een deel in, met elke inhouding op een eigen regel. Zo laat je op de kade precies zien wat je inhoudt en waarom. De dag erna vraagt een mail om een review, en vijftig weken na de tocht nodigt een mail de gast uit om terug te komen.

Wat een kleine charter in juli nodig heeft

Wat je in juli nodig hebt	In Let’s Book
Eén agenda voor elke boot en elke boeking	De planning, met partner- en telefoonboekingen erin
Gasten die om elf uur ’s avonds boeken en betalen	Het boekingsformulier op je eigen site, in tien talen, ook in het Grieks
De aanbetaling binnen, het restbedrag voor de tocht	Betaallinks met een uiterste datum, per mail, sms of in een chat
Een getekend contract voordat ze komen	Digitale huurcontracten via WaiverForever
De kombuis weet wat er mee moet	De lijst met bestelde extra’s
De borg terug, elke inhouding apart	Terug vanuit de boeking, inhoudingen regel voor regel

Een jacht met bemanning per week, vooral verkocht via brokers, vraagt meer dan dit: chartercontracten, proviandlijsten, afrekeningen met eigenaren. Een boeking van een paar dagen of een week zet je wel in dezelfde agenda, ook als een broker hem verkocht. Bestaat het grootste deel van je seizoen uit dagtochten en korte charters die je zelf wilt verkopen, dan kom je met de lijst hierboven door juli.

Lees hoe je meer directe boekingen voor je charter krijgt, en bekijk wat Let’s Book doet voor charters en jachten.