Gestión de chárter con 1 a 5 barcos, del mensaje al pago

Tienes dos yates a motor en un puerto de las Cícladas. En junio todavía funciona: las reservas están en tu móvil, los pagos en la app del banco y el calendario en tu cabeza. A mediados de julio tu patrón te pregunta qué barco sale a las nueve, un cliente quiere saber si te ha llegado su anticipo, y el hotel de al lado acaba de vender el mismo sábado que le prometiste a alguien por WhatsApp.

Este artículo sigue un chárter del primer mensaje a la fianza devuelta, y enseña dónde pierde tiempo y dinero por el camino una empresa de chárter pequeña.

Un calendario para cada barco y cada canal

Una reserva doble en agosto te cuesta un cliente y una reseña. Pasa cuando las reservas viven en más de un sitio: tu WhatsApp, una plataforma, el mostrador del hotel, una libreta.

Así que pon todas las reservas en un solo calendario, las venda quien las venda:

• Los clientes que reservan en tu web entran solos.
• Los hoteles y los gestores de villas reservan con un enlace propio, a su propia tarifa.
• Las reservas que coges por teléfono o por WhatsApp las metes tú, y les pones el nombre de un socio cuando ha sido un socio quien te ha mandado al cliente.
• Las reservas de una plataforma también las metes tú, así ni tu propio formulario ni tus socios pueden volver a vender el barco. Desactiva los correos al cliente en esas reservas, y bloquea el día en la plataforma cuando lo vendas tú.

En la planificación de Let’s Book ves cada barco y cada salida en una sola línea de tiempo, hora a hora.

El mensaje se convierte en reserva el mismo día

Un cliente te escribe: sábado, ocho personas, el día entero. Contesta con una reserva, no solo con un precio. Mete la reserva en Let’s Book, y la confirmación sale con un enlace de pago y la fecha en la que vence el pago. O manda un enlace prerrellenado que abre el formulario de reserva con el barco y la fecha ya elegidos.

Cuando metes tú la reserva, el sábado está en el calendario en el momento en que os ponéis de acuerdo, así el siguiente cliente que lo pida recibe una respuesta honesta. Si el cliente no paga a tiempo, el sábado sigue reservado hasta que canceles la reserva.

El anticipo ahora, el resto después

Cobra una parte del precio al reservar, y el resto antes de la salida. Un enlace de pago sale por correo o por SMS, o lo copias tú en el chat de WhatsApp. Un pago por transferencia o en efectivo se registra en la reserva, así siempre ves lo que queda pendiente.

Una reserva que alguien tiene que revisar se marca para seguimiento, así no se pierde entre dos salidas.

El contrato y los detalles antes del día

Enlazas tus condiciones por idioma, así cada cliente las lee en el suyo. Los clientes firman el contrato de alquiler en digital desde casa, con nuestra integración con WaiverForever, en tu propia cuenta de WaiverForever. Y al pagar preguntas lo que quieras saber: alergias, un cumpleaños a bordo, el hotel donde los recoges. Las respuestas quedan en la reserva.

La cocina y la tripulación el día antes

Let’s Book no planifica los turnos de tu tripulación. Lo que te da es el día en una sola pantalla: qué barco sale cuándo, durante cuánto tiempo y con cuántos clientes. La lista de pedidos de complementos le dice a la cocina qué se ha pedido para cada salida, desde la comida para ocho hasta una botella de champán al atardecer, y la imprimes como lista de preparación.

Cuando sube el viento

En el Egeo, el meltemi puede cerrar un mar por el que navegaste esa misma mañana. Cambia la reserva a otro día, y el cliente recibe un correo que le muestra lo que ha cambiado. Si no hay otro día, cierras la cancelación desde la reserva: quedándote tu tarifa de cancelación, o devolviéndolo todo, según digan tus condiciones. Nuestro artículo sobre cómo poner precio a un chárter de un día enseña cómo escribir esa política antes de la temporada.

Después de la salida

La fianza se devuelve desde la reserva. Si hay que reparar algo, te quedas una parte, con cada retención en su propia línea. Así, en el muelle puedes enseñarle al cliente exactamente qué te quedas y por qué. Al día siguiente, un correo de seguimiento pide una reseña, y cincuenta semanas después de la salida un correo de recuperación invita al cliente a volver.

Lo que necesita un chárter pequeño en julio

Lo que necesitas en julio	En Let’s Book
Un calendario para cada barco y cada canal	La planificación, con las reservas de socios y las de teléfono dentro
Clientes que reservan y pagan a las once de la noche	El formulario de reserva en tu propia web, en diez idiomas, también en griego
El anticipo cobrado, el saldo antes de la salida	Enlaces de pago con fecha de vencimiento, por correo, por SMS o copiados en un chat
Un contrato firmado antes de que lleguen	Contratos de alquiler digitales con WaiverForever
La cocina sabe qué tiene que cargar	La lista de pedidos de complementos
La fianza devuelta, con cada retención detallada	Devuelta desde la reserva, retención a retención

Un yate con tripulación por semanas, vendido sobre todo a través de brókers, pide más que esto: contratos de chárter, listas de aprovisionamiento, liquidaciones para el propietario. Una reserva de unos días o de una semana entra igualmente en el mismo calendario, aunque la haya vendido un bróker. Si casi toda tu temporada son salidas de un día y chárteres cortos que te gustaría vender tú, la lista de arriba es lo que te hace pasar julio.

Lee cómo conseguir más reservas directas para tu chárter de yates, y mira lo que hace Let’s Book por los chárteres privados y el alquiler de yates.