Gestion de charter de 1 à 5 bateaux, du message au paiement

Vous avez deux yachts à moteur dans un port des Cyclades. En juin, ça tient encore : les réservations sont sur votre téléphone, les paiements dans l’appli de la banque, et le calendrier dans votre tête. Mi-juillet, votre skipper demande quel bateau sort à 9 h, un client veut savoir si son acompte est bien arrivé, et l’hôtel d’à côté vient de vendre le samedi que vous aviez promis à quelqu’un sur WhatsApp.

Cet article suit un charter du premier message jusqu’au dépôt de garantie rendu, et montre où un petit charter perd du temps et de l’argent en chemin.

Un seul calendrier pour chaque bateau et chaque canal

Une double réservation en août vous coûte un client et un avis. Elle arrive quand les réservations vivent à plusieurs endroits : votre WhatsApp, une plateforme, le comptoir de l’hôtel, un carnet.

Mettez donc chaque réservation dans un seul calendrier, quel que soit celui qui l’a vendue :

• Les clients qui réservent sur votre site y arrivent tout seuls.
• Les hôtels et les gestionnaires de villas réservent par un lien qui leur est propre, à leur propre tarif.
• Les réservations prises par téléphone ou sur WhatsApp, vous les saisissez vous-même, et vous y mettez le nom d’un partenaire quand c’est lui qui vous a envoyé le client.
• Les réservations d’une plateforme, vous les saisissez aussi, pour que votre propre formulaire et vos partenaires ne vendent pas le bateau une deuxième fois. Désactivez les e-mails au client sur ces réservations, et bloquez la journée sur la plateforme quand vous la vendez vous-même.

Dans le planning de Let’s Book, vous voyez chaque bateau et chaque sortie sur une seule ligne de temps, heure par heure.

Le message devient une réservation le jour même

Un client écrit : samedi, huit personnes, la journée entière. Répondez par une réservation, pas seulement par un prix. Prenez la réservation dans Let’s Book, et la confirmation part avec un lien de paiement et la date à laquelle l’argent est dû. Ou envoyez un lien prérempli qui ouvre le formulaire de réservation avec le bateau et la date déjà choisis.

Quand vous prenez la réservation vous-même, le samedi est dans le calendrier dès que vous êtes d’accord, donc le client suivant qui le demande reçoit une réponse honnête. Si le client ne paie pas à temps, le samedi reste réservé jusqu’à ce que vous annuliez la réservation.

L’acompte maintenant, le reste plus tard

Encaissez une partie du prix à la réservation, et le reste avant la sortie. Un lien de paiement part par e-mail ou par SMS, ou vous le copiez vous-même dans la discussion WhatsApp. Un paiement par virement ou en espèces s’enregistre sur la réservation, donc vous voyez toujours ce qui reste dû.

Une réservation qui demande qu’on s’y penche est marquée pour suivi, pour qu’elle ne se perde pas entre deux sorties.

Le contrat et les détails avant le jour J

Vous liez vos conditions par langue, donc chaque client les lit dans la sienne. Les clients signent le contrat de location en ligne chez eux, par notre intégration WaiverForever, sur votre propre compte WaiverForever. Et vous posez au moment du paiement les questions que vous voulez : allergies, un anniversaire à bord, l’hôtel où venir les chercher. Les réponses sont sur la réservation.

La cuisine de bord et l’équipage la veille

Let’s Book ne planifie pas les horaires de votre équipage. Ce qu’il vous donne, c’est la journée sur un seul écran : quel bateau part quand, pour combien de temps et avec combien de clients. La liste des extras commandés dit à la cuisine ce qui a été commandé pour chaque sortie, du déjeuner pour huit à une bouteille de champagne au coucher du soleil, et vous l’imprimez en liste de préparation.

Quand le vent se lève

En mer Égée, le meltem peut fermer une mer sur laquelle vous naviguiez le matin même. Déplacez la réservation à un autre jour, et le client reçoit un e-mail qui montre ce qui a changé. Quand il n’y a pas d’autre jour, vous réglez l’annulation depuis la réservation : en gardant vos frais d’annulation, ou en remboursant tout, selon vos conditions. Notre article sur le prix d’un charter à la journée montre comment écrire cette politique avant la saison.

Après la sortie

Si vous avez demandé un dépôt de garantie, vous le rendez depuis la réservation. Si quelque chose est à réparer, vous en gardez une partie, chaque retenue sur sa propre ligne. Sur le quai, vous pouvez donc montrer au client exactement ce que vous gardez et pourquoi. Le lendemain, un e-mail de suivi demande un avis, et cinquante semaines après la sortie, un e-mail de relance invite le client à revenir.

Ce dont un petit charter a besoin en juillet

Ce dont vous avez besoin en juillet	Dans Let’s Book
Un seul calendrier pour chaque bateau et chaque canal	Le planning, avec les réservations partenaires et téléphoniques
Des clients qui réservent et paient à 23 h	Le formulaire de réservation sur votre propre site, en dix langues, dont le grec
L’acompte encaissé, le solde avant la sortie	Des liens de paiement avec date d’échéance, par e-mail, par SMS ou copiés dans une discussion
Un contrat signé avant leur arrivée	Des contrats de location en ligne avec WaiverForever
La cuisine sait quoi embarquer	La liste des extras commandés
Le dépôt de garantie rendu, chaque retenue détaillée	Rendu depuis la réservation, les retenues ligne par ligne

Un yacht avec équipage à la semaine, vendu surtout par des courtiers, demande plus que cela : des contrats de charter, des listes d’avitaillement, des relevés pour les propriétaires. Une réservation de quelques jours ou d’une semaine va quand même dans le même calendrier, même quand un courtier l’a vendue. Si l’essentiel de votre saison, ce sont des sorties à la journée et des charters courts que vous aimeriez vendre vous-même, la liste ci-dessus est ce qui vous fait passer juillet.

Lisez comment obtenir plus de réservations directes pour votre location de yachts, et voyez ce que Let’s Book fait pour les charters privés et la location de yachts.