Charterverwaltung für 1 bis 5 Boote: Anfrage bis Zahlung

Sie haben zwei Motoryachten in einem Hafen auf den Kykladen. Im Juni geht es noch: Die Buchungen sind auf Ihrem Handy, die Zahlungen in der Banking-App, und der Kalender ist in Ihrem Kopf. Mitte Juli fragt Ihr Skipper, welches Boot um 9 Uhr hinausfährt, ein Gast will wissen, ob die Anzahlung eingegangen ist, und das Hotel nebenan hat gerade denselben Samstag verkauft, den Sie jemandem auf WhatsApp zugesagt haben.

Dieser Artikel begleitet einen Charter von der ersten Nachricht bis zur zurückgezahlten Kaution. Er zeigt, wo ein kleines Charterunternehmen unterwegs Zeit und Geld verliert.

Ein Kalender für jedes Boot und jeden Kanal

Eine Doppelbuchung im August kostet Sie einen Gast und eine Bewertung. Sie passiert, wenn Buchungen an mehr als einer Stelle stehen: in Ihrem WhatsApp, auf einem Marktplatz, am Hotelempfang, in einem Notizbuch.

Tragen Sie deshalb jede Buchung in einen Kalender ein, egal wer sie verkauft hat:

• Gäste, die auf Ihrer Website buchen, landen von selbst darin.
• Hotels und Villenvermieter buchen über einen eigenen Link, zu ihrem eigenen Preis.
• Buchungen per Telefon oder WhatsApp tragen Sie selbst ein. Hat ein Partner den Gast geschickt, setzen Sie den Namen des Partners darauf.
• Buchungen von einem Marktplatz tragen Sie auch ein. Dann können Ihr eigenes Formular und Ihre Partner das Boot nicht noch einmal verkaufen. Schalten Sie bei diesen Buchungen die E-Mails an den Kunden aus, und sperren Sie den Tag auf dem Marktplatz, wenn Sie ihn selbst verkaufen.

In der Planung von Let’s Book sehen Sie jedes Boot und jede Fahrt auf einer Zeitleiste, Stunde für Stunde.

Aus der Nachricht wird am selben Tag eine Buchung

Ein Gast schreibt: Samstag, acht Personen, der ganze Tag. Antworten Sie mit einer Buchung, nicht nur mit einem Preis. Legen Sie die Buchung in Let’s Book an, und die Bestätigung geht mit einem Zahlungslink und dem Datum hinaus, an dem das Geld fällig ist. Oder schicken Sie einen vorausgefüllten Link, der das Buchungsformular mit Boot und Datum schon ausgewählt öffnet.

Legen Sie die Buchung selbst an, steht der Samstag in dem Moment im Kalender, in dem Sie sich einig sind. Der nächste Gast, der danach fragt, bekommt also eine ehrliche Antwort. Zahlt der Gast nicht rechtzeitig, bleibt der Samstag gebucht, bis Sie die Buchung stornieren.

Jetzt die Anzahlung, später der Rest

Nehmen Sie einen Teil des Preises bei der Buchung und den Rest vor der Fahrt. Ein Zahlungslink geht per E-Mail oder SMS hinaus, oder Sie kopieren ihn selbst in den WhatsApp-Chat. Eine Zahlung per Überweisung oder in bar erfassen Sie in der Buchung, und Sie sehen immer, was noch offen ist.

Eine Buchung, die sich jemand ansehen muss, bekommt eine Markierung. So geht sie zwischen zwei Fahrten nicht verloren.

Der Vertrag und die Details vor dem Tag

Sie verknüpfen Ihre Bedingungen pro Sprache, und jeder Gast liest sie in seiner eigenen. Gäste unterschreiben den Mietvertrag digital zu Hause, über unsere WaiverForever-Integration, auf Ihrem eigenen WaiverForever-Konto. Und Sie fragen beim Buchen ab, was Sie wissen möchten: Allergien, ein Geburtstag an Bord, das Hotel, an dem Sie die Gäste abholen. Die Antworten stehen in der Buchung.

Die Kombüse und die Crew am Vortag

Let’s Book plant die Schichten Ihrer Crew nicht. Sie bekommen aber den Tag auf einem Bildschirm: welches Boot wann ablegt, für wie lange und mit wie vielen Gästen. Die Bestellliste der Extras sagt der Kombüse, was für jede Fahrt bestellt wurde, vom Mittagessen für acht bis zur Flasche Champagner bei Sonnenuntergang, und Sie drucken sie als Packliste aus.

Wenn der Wind auffrischt

In der Ägäis kann der Meltemi ein Meer unbefahrbar machen, auf dem Sie am Morgen noch gefahren sind. Verlegen Sie die Buchung auf einen anderen Tag, und der Gast bekommt eine E-Mail, die zeigt, was sich geändert hat. Gibt es keinen anderen Tag, rechnen Sie die Stornierung aus der Buchung ab: mit einbehaltener Stornogebühr oder mit voller Erstattung, wie es Ihre Bedingungen sagen. Unser Artikel, wie Sie den Preis eines Tagescharters kalkulieren, zeigt, wie Sie diese Regelung vor der Saison aufschreiben.

Nach der Fahrt

Haben Sie eine Kaution verlangt, zahlen Sie sie aus der Buchung zurück. Muss etwas repariert werden, behalten Sie einen Teil ein, jeden Einbehalt auf einer eigenen Zeile. An der Anlegestelle können Sie dem Gast also genau zeigen, was Sie einbehalten und warum. Am nächsten Tag bittet die E-Mail nach der Fahrt um eine Bewertung, und fünfzig Wochen nach der Fahrt lädt eine Rückgewinnungs-E-Mail den Gast wieder ein.

Was ein kleiner Charter im Juli braucht

Was Sie im Juli brauchen	In Let’s Book
Ein Kalender für jedes Boot und jeden Kanal	Die Planung, mit Partner- und Telefonbuchungen darin
Gäste, die um 23 Uhr buchen und bezahlen	Das Buchungsformular auf Ihrer eigenen Website, in zehn Sprachen, auch auf Griechisch
Die Anzahlung drin, der Restbetrag vor der Fahrt	Zahlungslinks mit Fälligkeitsdatum, per E-Mail, SMS oder in einen Chat kopiert
Ein Mietvertrag, unterschrieben vor der Ankunft	Digitale Mietverträge über WaiverForever
Die Kombüse weiß, was an Bord muss	Die Bestellliste der Extras
Die Kaution zurück, jeder Einbehalt aufgelistet	Aus der Buchung zurückgezahlt, Einbehalte Zeile für Zeile

Ein Yachtcharter mit Crew für eine Woche, vor allem über Broker verkauft, braucht mehr als das: Charterverträge, Proviantlisten, Abrechnungen für Eigner. Eine Buchung für ein paar Tage oder eine Woche kommt trotzdem in denselben Kalender, auch wenn ein Broker sie verkauft hat. Besteht der größte Teil Ihrer Saison aus Tagesfahrten und kurzen Chartern, die Sie gern selbst verkaufen, bringt Sie die Liste oben durch den Juli.

Lesen Sie, wie Sie mehr Direktbuchungen für Ihren Yachtcharter bekommen, und sehen Sie, was Let’s Book für Bootscharter und die Yachtvermietung tut.