Planning
Planningssoftware voor je hele vloot.
Voor één boot of een hele vloot, en voor verhuur, rondvaarten en charters op dezelfde boten. Je ziet in één oogopslag wie er vaart en wat er nog vrij is, dus je hoeft niets meer in je hoofd te houden.
In vogelvlucht.
DagEen balk per bootmodel, per steiger.
WeekZeven dagen, elke boot.
Vertrekken en retourenWie er vertrekt en wie er terugkomt, per uur.
Huurcontracten en lijstenGetekend, en wat mee moet.
VerkoopcijfersWat je verkocht, per periode.
Bootverhuur plannen op één scherm.
Algemene toursoftware plant per tour, Let's Book plant per boot. Vaart een boot een rondvaart, dan kan niemand hem in die tijd huren. Ook een boeking die je aan de telefoon of de balie aanneemt, staat op deze planning. Op de steiger open je dezelfde planning op je telefoon of tablet.
Wat er vrij is, per bootmodel
Elk bootmodel heeft een eigen balk, groen als er nog iets vrij is en rood als het vol is. Belt er iemand, dan heb je meteen je antwoord.
Hoeveel boten er vrij zijn
Open de balk en je ziet het aantal. Liggen er twee van de vier boten bij de werf, dan staan er nog twee vrij.
Een boeking zonder hem te openen
Wijs een tocht aan met je muis en je ziet de extra's, de labels en of het huurcontract getekend is.
Buffertijd op de planning
De buffertijd voor en na elke tocht staat op de planning. In die tijd kan niemand de boot boeken, dus spuit je hem rustig schoon.
Buffertijd, vertreklimieten en gesloten periodes instellen.
Je stelt per verhuur of tocht in hoeveel tijd een boot nodig heeft tussen twee tochten, en per steiger hoeveel boten er tegelijk weg kunnen. Online kan dan niemand iets boeken wat je steiger niet aankan.
Buffertijd per tijdslot
Je zet buffertijd voor een tocht, erna of allebei. Zo heb je een kwartier om de sloep schoon te spuiten en twee uur om de charter klaar te maken.
De buffertijd van één boeking aanpassen
Je past de buffertijd ook bij één boeking aan. Zo heb je meer tijd om op te ruimen na een barbecue aan boord.
Hoeveel boten tegelijk vertrekken
Wil je beperken hoeveel boten er tegelijk weg of terug gaan? Dat stel je per steiger in, en de limiet telt per vertrektijd en per terugkomsttijd.
Boekingen of boten tellen
Je kiest of de limiet boekingen telt of boten. Een groep met drie boten telt dan als één of als drie.
Een steiger of bootmodel sluiten
Sluit één steiger voor een regattaweekend, één bootmodel voor de winter of alles tegelijk. Op de planning staat de gesloten periode als gestreepte balk met een eigen naam.
Boten achterhouden voor de balie
Houd twee van je zes sloepen achter voor wie op een zonnige middag zo binnenloopt. Online zijn er dan vier te boeken.
Meerdere steigers en tijdzones op één planning.
Al je steigers staan op dezelfde planning, ook in een ander land, elk in zijn eigen tijdzone. Een tweede steiger kost niets extra.
Andere verhuur en tochten per steiger
Elke steiger verkoopt zijn eigen verhuur en tochten, elk met eigen openingstijden, tarieven, betaalregels en huurcontracten. De ene steiger verhuurt dan per uur, de andere verkoopt vaste vertrektijden.
Een boot verhuizen
Gaat er een sloep voor de zomer naar je andere steiger, dan plan je de verhuizing met een datum. Tot die dag is hij op de oude steiger te boeken, daarna op de nieuwe.
Uit de vaart voor onderhoud
Zet de boot uit de vaart als hij naar de werf gaat. Weet de werf wanneer hij klaar is, dan zet je hem vanaf die dag terug op zijn steiger en is hij weer te boeken.
Welke boten op een steiger liggen
Een steigerpagina toont welke boten er vandaag liggen en welke op een andere dag. Zo weet je wat je hebt voordat je een groep iets belooft.
Toegang per locatie
Je vakantiekracht krijgt toegang tot één steiger en je bedrijfsleider tot allemaal, ook tot de steigers die je later toevoegt.
Openstaande huurcontracten en de paklijst van vandaag.
Voordat de eerste groep er is, weet je wie nog moet tekenen en welke extra's mee moeten. Die lijsten komen rechtstreeks uit de boekingen, dus je maakt ze niet met de hand.
Huurcontracten
18 van 21 getekend
Wie nog moet tekenen
Filter de boekingslijst op huurcontracten die nog niet getekend zijn. Wie thuis niet getekend heeft, scant op de steiger een QR-code en tekent daar.
Ingevuld uit de boeking
naam, datum, bootmodel en steiger
Het huurcontract is al ingevuld
Let's Book neemt naam, datum, bootmodel en steiger over uit de boeking, via de koppeling met WaiverForever. Je klant tekent al thuis op de bank, zonder overtypen.
Op de steiger
Getekend via QR-code
Tekenen op de steiger
Wie thuis niet getekend heeft, scant een QR-code met zijn eigen telefoon. Of je personeel opent het huurcontract ter plekke voor hem.
Extra's vandaag
6 koelboxen, 2 kratten
Een paklijst voor de steiger
Print de bestelde extra's van de dag per steiger, bootmodel of product. Bij elke bestelling staan de klant en de vertrektijd, dus alles staat klaar voordat de gasten er zijn.
Gemarkeerd
Te laat terug, brandstof laag
Een boeking markeren voor opvolging
Is er iets met een boeking waar nog naar gekeken moet worden? Markeer hem dan voor opvolging, met de reden erbij. Je collega ziet de markering op de planning, in de boekingslijst en in de boeking zelf.
Kies de boot bij de uitgifte.
Kiest je klant bij het boeken een bootmodel, dan boekt hij dat model en geen vaste boot. Heb je meer boten van dat model, dan bepaal jij bij de uitgifte welke er meegaat. Werk je met een verbonden vloot, dan kiest je klant zelf uit de boten die aan de steiger liggen.
Toewijzen vanuit het vlootoverzicht
Kies in het vlootoverzicht een vrije boot en daarna de boeking uit de lijst. Handig op de steiger, als de boot al voor je ligt.
Toewijzen vanuit de boeking
Open de boeking en kies er een boot bij. Handig aan de balie, als de klant net binnenkomt.
Het vlootoverzicht toont wie er vaart
In het vlootoverzicht zie je wie in welke boot zit en hoe laat je ze terug kunt verwachten.
Boot wisselen of pauzeren tijdens de tocht.
Is er onderweg een probleem met een boot, dan zet je de tocht over op een andere boot en vaart de groep verder. Achteraf zie je precies wat er gebeurd is.
De boot halverwege de tocht wisselen
De tocht gaat over naar een andere boot en houdt zijn boeking en papieren. Je hoeft geen nieuwe boeking te maken.
Een lopende verhuur pauzeren
Start je de boot op afstand, dan pauzeer je de tocht voor de lunch of om te tanken. De pauze telt als huurtijd, dus de terugkomsttijd schuift niet op.
Waarschuwingen bij te laat terugkomen
Komt een boot te laat terug, dan staan de minuten vertraging rood op zijn balk en in het vlootoverzicht.
Alles wat er veranderde
De tijdlijn van de boeking toont wie wat veranderde, en wanneer. Zegt een klant dat hem een uur extra is beloofd, dan kun je het nakijken.
Overschrijvingsmodus voor je personeel
Je klanten boeken volgens jouw regels, maar jij en je personeel kunnen die regels negeren als het nodig is. Let's Book vraagt je dan wel om de prijs na te kijken.
Sluit de steiger eerder op een natte dinsdag.
Wordt er de hele middag regen voorspeld, dan blokkeer je die middag. Dat kan voor al je steigers tegelijk, of alleen voor de steigers, bootmodellen of het aantal boten dat je kiest. De reden staat erbij op de planning.
Boekingen afronden na de tocht.
Voor tochten die geweest zijn maar waar nog iets mee moet, heb je een eigen overzicht. Daar verreken je in een paar klikken het saldo, handel je een annulering af of stort je een borg terug.
Borgen in één keer terugstorten
Selecteer alle boekingen waar niets mee aan de hand is en stort hun borg in één keer terug. Voordat je bevestigt, zie je het aantal terugbetalingen en het totaal.
Annuleringen en late terugkomst gemarkeerd
Een geannuleerde boeking moet je vaak nog afhandelen: de borg terug, een openstaand saldo verrekenen of annuleringskosten rekenen. Komt een boot later terug dan de grens die je instelt, dan reken je misschien de extra tijd of kijk je de boot na. Met de twee regels aan staan beide vanzelf gemarkeerd op de afrondlijst.
Afrondteller op het dashboard
Het dashboard telt de boekingen van de laatste twee weken die nog iets nodig hebben. Staat de teller op nul, dan ben je klaar voor vandaag.
Functies voor planning, vloot en huurcontracten.
Klik op een functie voor de uitleg in de volledige lijst, met een link naar de handleiding.
- Capaciteitsweergave per tijdslotDe capaciteitsweergave laat zien hoe vol elk tijdslot is.
- Een boot uit de vaart nemen voor onderhoudEen boot wordt uit de vaart genomen voor onderhoud en is dan niet meer boekbaar.
- Digitale huurcontractenJe klant tekent het huurcontract digitaal in WaiverForever, thuis of op de steiger. Daarvoor gebruik je je eigen account, dat je aan WaiverForever betaalt.
- Buffertijd zichtbaar op de planningDe buffertijd staat op de tijdlijn getekend, dus de ruimte tussen twee verhuringen is zichtbaar.
- De boot toewijzen bij de uitgifteJe kiest de boot pas bij de uitgifte, kort voor vertrek.
- Huurcontracten komen vooraf ingevuld aanEen huurcontract komt aan met de boekings- en klantgegevens al ingevuld.
Vragen over planning, boten en steigers.
Kan ik een boeking naar een andere tijd slepen?
Nee, in Let's Book verplaats je een boeking vanuit de boeking zelf, niet op de planning. Open de boeking, kies de nieuwe tijd en sla op. De prijs kan dan meeveranderen.
Welke boot boekt een klant eigenlijk?
Boekt je klant een bootmodel, dan kies jij bij de uitgifte welke boot het wordt, kort voor vertrek in het vlootoverzicht of in de boeking. Zo kan er een boot naar de werf terwijl de boekingen van het weekend blijven staan. Werk je met een verbonden vloot, dan kiest je klant zelf uit de boten die aan de steiger liggen.
Wat gebeurt er als een boot te laat terugkomt?
Let's Book zet de vertraging in rood op de balk in de planning, en een rode stip bij die boot in het vlootoverzicht. De klant krijgt geen automatisch bericht. Staat de regel aan, dan krijgt de boeking ook een markering. Dat helpt als je een deel van de borg inhoudt.
Kan ik steigers in verschillende landen beheren?
Ja, Let's Book zet steigers in verschillende landen op één planning. Elke steiger neemt zijn tijdzone uit zijn adres, dus elk uur staat in de lokale tijd.
Kan ik de boekingen in mijn eigen agenda zien?
Ja. Met een agendafeed zet je de boekingen in Google Agenda, Apple Agenda of Outlook.
Kunnen medewerkers iets boeken wat de regels zouden weigeren?
Ja, met de overschrijvingsmodus in Let's Book. Je personeel boekt dan een vertrektijd, een duur of een boot die de online regels niet toestaan. De balk wordt geel en vraagt om de prijs na te kijken.
Waar komen de huurcontracten vandaan?
De huurcontracten komen uit je eigen account bij WaiverForever, dat je koppelt aan Let's Book. Let's Book vult in wat het uit de boeking weet, kiest het juiste huurcontract bij wat er geboekt is, en houdt bij wie getekend heeft.
Kan ik mijn schippers inplannen in Let's Book?
Nee, Let's Book plant je bemanning niet in en houdt de agenda van je schippers niet bij. Een klant boekt een schipper wel als extra bij zijn boeking, dus je ziet per tocht of er een schipper mee moet.
Staan mijn bestaande boekingen straks ook op de planning?
Ja, en je hoeft het niet alleen te doen. We zetten je bestaande boekingen gratis samen met je over, dus wat je al verkocht hebt staat vanaf dag één op je planning.
Aan de slag met je planning.
In een half uur videobellen laten we je Let's Book zien, met je eigen boten er al in als je ons je website stuurt. Vrijblijvend.
Geen opstartkosten, geen minimale looptijd.