Bezettingsgraad: het belangrijkste getal van je bootverhuur

Twee verhuurders met dezelfde omzet kunnen er heel anders voor staan. De een heeft z’n boten bijna altijd op het water, de ander heeft er gewoon te veel voor de vraag. Het getal dat dat verschil laat zien, is je bezettingsgraad.

Dit stuk is voor je als je boten per uur of per dagdeel verhuurt en je klanten zelf varen: sloepen, fluisterboten, pontoons. Doe je rondvaarten of charters? Helemaal onderaan staat hoe je het daar telt.

Wat is bezettingsgraad?

Je bezettingsgraad is het deel van de tijd dat je boten verhuurd zijn, van de tijd dat je ze kúnt verhuren. Het gaat dus om de uren dat je open bent, niet om alle 24 uur van de dag. Een boot die ’s nachts aan de steiger ligt, is geen leegstand. Een boot die op een dinsdagmiddag in juli aan de steiger ligt, wel.

Zo bereken je je bezettingsgraad

Pak de verhuurde uren van een periode en deel die door de uren die je in die periode had kúnnen verhuren.

• Beschikbare uren = aantal boten × openingsuren per dag × aantal dagen open
• Bezettingsgraad = verhuurde uren ÷ beschikbare uren

Reken het uit per boot, per maand en, als je er meer hebt, per locatie. Dan zie je niet alleen hoe je ervoor staat, maar ook waar het zit. Welke boot loopt achter, welke maand valt tegen, welke steiger doet het best.

Twee dingen om vooraf te kiezen, en daarna vast te houden. Ligt een boot een week op de kant voor onderhoud, haal die uren er dan uit en houd ze apart bij. Een dag dicht door storm tel je wel mee, want dat is gewoon verhuur die je misloopt. Hoe je het ook doet, doe het elke maand hetzelfde, anders vergelijk je appels met peren.

Een rekenvoorbeeld

Stel, je hebt zes sloepen en je bent in juli elke dag open van tien tot acht. Dat is 10 uur per dag, 31 dagen lang, dus 310 uur per boot en 1.860 uur voor de hele vloot. Je hebt die maand 1.116 uur verhuurd. Je bezettingsgraad in juli is dan 1.116 ÷ 1.860 = 60%.

Klinkt prima. Maar kijk wat er gebeurt als je het per boot uitsplitst:

Boot	Verhuurde uren	Bezetting
Sloep 1	236	76%
Sloep 2	223	72%
Sloep 3	205	66%
Sloep 4	186	60%
Sloep 5	161	52%
Sloep 6, de grote voor 12 personen	105	34%
Hele vloot	1.116	60%

Vijf boten doen het goed, en de grote blijft achter. Dat kan van alles zijn. Hij is te duur voor een doordeweekse dag, hij wordt alleen in lange blokken aangeboden, of er zijn gewoon minder groepen van twaalf dan je dacht. Het gemiddelde van 60% had je dat nooit verteld.

Hetzelfde geldt voor de dagen. Stel dat je in het weekend op 85% zit en doordeweeks op 50%. Dat zijn twee heel verschillende problemen. In het weekend stuur je mensen weg, doordeweeks liggen je boten stil. Daar kom ik zo op terug.

Let op de gaten in je planning

Lege uren zijn niet allemaal even leeg. Verhuur je in blokken van drie uur en ben je tien uur open, dan heb je 10–13, 13–16 en 16–19. Het uur van zeven tot acht verkoop je dan bijna nooit. Dat is elke dag een uur per boot, en bij zes boten in juli zo’n 186 uur, 10% van je beschikbare tijd.

Hetzelfde gebeurt als er tussen twee boekingen een gat van anderhalf uur zit, waar geen blok in past. Kijk dus niet alleen hoeveel uur er leeg is, maar ook hoe die lege uren eruitzien. Een kort blok aan het eind van de dag, of een tijdslot dat aansluit op je laatste boeking, vult ze vaak al op.

Wat is een goede bezettingsgraad?

Daar is geen vast getal voor. Het hangt af van je prijs, je kosten en je seizoen. In april zit je misschien op 15% en in juli op 60%, en dat is allebei heel normaal. Vergelijk jezelf daarom vooral met dezelfde maand vorig jaar, en reken uit wat je minimaal nodig hebt.

Waarom je minder nodig hebt dan je denkt

Veel verhuurders schrikken als ze hun bezettingsgraad voor het eerst uitrekenen. Het lijkt laag. Maar je hoeft je boten echt niet de hele dag vol te hebben om winst te maken. Reken daarom ook je break-even bezettingsgraad uit. Dat is de bezetting waarbij je omzet precies je kosten dekt. Alles daarboven is winst.

Terug naar de zes sloepen, nu over een heel seizoen. Je bent open van 1 april tot en met 31 oktober, gemiddeld 9 uur per dag. Dat is 214 dagen en 11.556 beschikbare uren.

• Je vaste kosten zijn €170.000 per jaar: je mensen op de steiger, je ligplaats, verzekering, onderhoud, afschrijving op je boten, je software en je marketing. Die betaal je toch wel, of de boten nou varen of niet.
• Een verhuurd uur levert gemiddeld €65 op, na kortingen en zonder btw. Het kost je zelf ook iets, zeg €10 aan stroom, schoonmaak en slijtage. Dan blijft er €55 per uur over om je vaste kosten van te betalen.
• Je break-even ligt dan op €170.000 ÷ €55 = zo’n 3.090 uur. Van je 11.556 beschikbare uren is dat 27%.

Stel dat je dit seizoen 4.400 uur hebt verhuurd. Dan zit je op 38%. Het verschil met je break-even, 11 procentpunt of ruim 1.300 uur, is je buffer. Hoe groter die buffer, hoe makkelijker je een regenachtige zomer of een nieuwe concurrent opvangt. Valt de zomer tegen en verhuur je 15% minder, dan zit je op 32% en maak je nog steeds winst.

Andersom werkt het ook. Haal je 5 procentpunt meer bezetting, dan is dat bij deze verhuur zo’n 580 uur extra. Keer €55 is dat ruim €30.000 meer winst, met dezelfde zes boten.

Het zijn voorbeeldgetallen, dus vul je eigen in. Wat je per uur overhoudt en wat je vaste kosten zijn, verschilt flink per verhuur.

Te vol kan ook

Zit je op mooie zaterdagen op 90% of meer, dan is dat niet alleen goed nieuws. Het betekent dat je mensen wegstuurt die best wilden betalen. Op die momenten kun je je prijs omhoog doen, en daar verdient een extra boot zich ook het snelst terug. Een hoge bezetting in het weekend en een lage doordeweeks vraagt dus om twee verschillende prijzen, niet om één gemiddelde.

Zo krijg je je bezettingsgraad omhoog

Vul de stille uren

Doordeweekse ochtenden en vroege avonden zijn vaak het rustigst. Een lagere prijs op die momenten trekt ander publiek, zoals gepensioneerden, studenten en mensen die vrij zijn als de rest werkt.

In Let’s Book zet je dat in een prijsregel: doordeweeks een ander tarief dan op zaterdag. Wil je alleen de dinsdagochtend goedkoper maken, maak dan een kortingscode die alleen op bepaalde dagen en tijden geldt. Zo’n code kan ook gratis tijd geven in plaats van geld eraf, bijvoorbeeld een half uur extra varen. En met last-minuteprijzen maak je een boeking voor dezelfde dag goedkoper.

Kijk naar je boekingsduur

Bied je alleen lange blokken aan, dan blijven er gaten in je planning. Een kort blok vult die gaten op, zeker aan het eind van de dag.

Met openingstijden in Let’s Book kan een klant op elk moment binnen je openingsuren starten, dus niet alleen om tien, één en vier. Zo sluit een nieuwe boeking aan op de vorige en blijft er geen anderhalf uur over waar niks in past. De vaarduur die je het liefst verkoopt, licht je uit in het boekingsformulier. En de buffertijd om een boot klaar te maken stel je zelf in, dus zet hem zo kort als je aankunt.

Laat geen klant weglopen als het vol is

Is de tijd die iemand wil al vol, dan haakt hij vaak gewoon af. Terwijl er om vier uur nog plek was, of zondag.

Het boekingsformulier van Let’s Book biedt dan zelf andere tijden en datums voor dezelfde boot aan. Is de boot die iemand koos bezet, dan stelt het een andere boot uit dezelfde categorie voor. Zo vul je de uren rond je drukste momenten met mensen die anders waren weggeklikt.

Verleng je seizoen

Elke week dat je eerder open gaat of later dicht, levert extra verhuururen op met de boten die je al hebt. Meer daarover lees je in zo verleng je je vaarseizoen.

In Let’s Book gaat een seizoen in op de datum die jij kiest, met z’n eigen prijzen. Zo zet je een rustig voorseizoen in april klaar met lagere prijzen, en gaat het hoogseizoen vanzelf in. Je klanten van vorig jaar krijgen een terugwinmail als ze vijftig weken niet hebben geboekt: precies op tijd voor dezelfde week dit jaar.

Pas je vloot aan

Staat een boottype structureel stil, zoals de grote sloep in het voorbeeld? Dan heb je er misschien één te veel, of past het type niet bij je klanten.

In de planning van Let’s Book zie je per boottype een balk met wat er op elk moment van de dag nog vrij is. Zo zie je snel welk type achterblijft. Zet de grote sloep in dezelfde categorie als de kleine, dan biedt het boekingsformulier hem aan zodra de kleine sloepen bezet zijn. Met een prijs die meegaat met het aantal mensen maak je hem ook voor een groep van zes interessant. En heb je meer steigers, dan plan je een verplaatsing naar de steiger waar hij wel gaat.

Werk aan zakelijke klanten

Bedrijfsuitjes vallen vaak doordeweeks, precies wanneer particulieren minder boeken. En ze worden weken van tevoren gepland, dus je weet ruim op tijd waar je aan toe bent.

Maak in Let’s Book een klanttype voor bedrijven, met eigen prijzen en eigen regels. Zo’n klanttype kan boeken zonder vooraf te betalen. Jij kiest of het saldo later wordt geïnd of dat je zelf factureert. Een groep boekt meerdere boten in één boeking, en met een prijsvoorwaarde die boten telt geef je bijvoorbeeld elke derde boot korting.

Laat anderen voor je verkopen

Hotels, campings en B&B’s in de buurt hebben gasten die doordeweeks iets leuks zoeken. Dat zijn precies de uren die jij wilt vullen.

Geef ze in Let’s Book een eigen boekingslink. De boekingen die via die link binnenkomen, worden op die partner geteld, en de partner boekt tegen de tarieven die jij voor hem instelt.

Nog meer ideeën vind je in 9 marketingideeën om dezelfde boot vaker te verhuren, en hoe je je prijzen opbouwt in het juiste prijsmodel voor je bootverhuur.

Rondvaarten en charters tel je anders

Doe je rondvaarten met vaste afvaarten, dan reken je per stoel. Je bezetting is het aantal verkochte stoelen gedeeld door alle stoelen op alle afvaarten. Tel ook de afvaarten mee die niet doorgingen omdat er te weinig mensen waren, want die stoelen had je ook kunnen verkopen.

Verhuur je charters per dag, dan reken je in dagen: verhuurde dagen gedeeld door de dagen dat de boot beschikbaar was. De break-even werkt op dezelfde manier, alleen met wat je per stoel of per dag overhoudt in plaats van per uur.

Je bezetting in Let’s Book

In de planning van Let’s Book zie je op één tijdlijn welke boten vrij zijn en wanneer, met de buffertijd tussen twee boekingen erin getekend. Zo zie je de gaten zitten. De capaciteitsweergave laat zien hoe vol elk tijdslot is. In Sales insights zie je wat je hebt verkocht over de periode die je kiest, naast hetzelfde stuk van vorig jaar. Wil je je bezetting per bootmodel precies uitrekenen, dan exporteer je je boekingen naar Excel en reken je het daar uit, met de formule hierboven. Zo zie je of je grote sloep achterblijft bij de kleine.

Plan een demo als je wilt zien hoe het werkt, of vraag een testlogin aan.